Zásady ochrany osobných údajov

Informácie o spracúvaní osobných údajov klientov a dodávateľov spoločnosti NUBEO Technologies s.r.o.

Vážení klienti, dodávatelia,

v tomto dokumente nájdete informácie týkajúce sa spracúvania osobných údajov spoločnosťou NUBEO Technologies s.r.o., IČO: 26458489, so sídlom Zelený pruh 1560/99, Braník, 140 00 Praha 4, zapísaná v obchodnom registri vedenom Mestským súdom v Prahe, spisová značka C 83605 (ďalej len „my“).

Spracúvame osobné údaje našich klientov, ktorí používajú Esigno v rámci zmluvného procesu so svojimi zákazníkmi a s ktorými máme zmluvný vzťah. Spracúvame aj osobné údaje našich klientov, t. j. osôb, ktoré priamo príležitostne využívajú službu Esigno, napr. v rámci podpisu dokumentácie medzi sebou navzájom. Takisto spracúvame osobné údaje našich dodávateľov. V týchto prípadoch sme prevádzkovateľom osobných údajov. Tieto osobné údaje chránime a nakladáme s nimi v súlade s platnými právnymi predpismi.

Vo vzťahu k niektorým používateľom aplikácie Esigno, ktorí používajú náš nástroj v rámci kontraktačného procesu s našimi klientmi, vystupujeme ako prevádzkovateľ osobných údajov, keď spracúvame osobné údaje v súvislosti s poskytovanou službou na základe pokynov našich klientov, ktorí sú prevádzkovateľmi týchto údajov.

Spracúvanie osobných údajov vychádza z nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o zrušení smernice 95/46/ES („GDPR“). Pri spracúvaní osobných údajov si zakladáme na tom, aby spracúvanie prebiehalo v súlade so zákonom, zodpovedalo zásadám spracúvania stanoveným v GDPR a aby sme o spracúvaní transparentne informovali.

Účel a právny základ spracúvania osobných údajov

Osobné údaje spracúvame len v nevyhnutných prípadoch, zvyčajne na základe jedného alebo viacerých právnych dôvodov uvedených nižšie:

1. plnenie zmluvy – vaše identifikačné údaje, kontaktné údaje a platobné údaje spracúvame na základe plnenia zmluvy o poskytovaní služieb, a to na účely založenia, vedenia a správy vášho používateľského profilu a plnenia našich záväzkov voči vám;
2. plnenie právnych povinnosm – vaše osobné údaje spracúvame na základe našich právnych povinnosm vyplývajúcich z platných právnych predpisov, ako sú:
   1. zákon č. 89/2012 Zb., Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov;
   2. zákon č. 634/1992 Zb. o ochrane spotrebiteľa, v znení neskorších predpisov;
   3. zákon č. 235/2004 Zb. o dani z pridanej hodnoty, v znení neskorších predpisov;
   4. zákon č. 563/1991 Zb. o účtovníctve;
3. naše oprávnené záujmy – vaše identifikačné a kontaktné údaje spracúvame na základe našich oprávnených záujmov na účely vybavovania sťažnosm, predchádzania prípadným sporom, riešenia právnych nárokov, riadenia vzťahov s klientmi a zasielania nevyhnutnej komunikácie;
4. súhlas – vaše osobné údaje spracúvame na základe vášho súhlasu na účely zasielania obchodných oznámení alebo informovania o nových funkciách našej aplikácie a ponukách tremch strán, ak prejavíte záujem dozvedieť sa viac o našich službách.

Spôsob získavania osobných údajov a obdobie ich uchovávania

Osobné údaje získavame priamo od vás, a to predovšetkým na základe vašej registrácie v aplikácii Esigno a vášho používania aplikácie a služieb. Ďalšie údaje získavame v rámci našej činnosti, a to najmä ako odvodené informácie z údajov, ktoré ste nám poskytli. Osobné údaje môžeme získať aj od našich zákazníkov, ktorí nám ich môžu poskytnúť ako prevádzkovatelia osobných údajov na účely využívania našich služieb.

Osobné údaje spracúvame v čase nevyhnutnom na plnenie zmluvných povinnosm, ochranu oprávnených záujmov alebo v čase, keď sme zo zákona povinní údaje spracúvať (spravidla maximálne 10 rokov od okamihu podpísania dokumentu). Okrem toho spracúvame osobné údaje v čase, na ktorý ste nám udelili súhlas so spracúvaním osobných údajov v súvislosti s elektronickým podpisom.

Kategórie spracúvaných osobných údajov

V závislosti od konkrétneho účelu spracúvame len +e kategórie osobných údajov, ktoré sú na tento účel nevyhnutné. Spravidla ide o:

1. identifikačné údaje (akademické +tuly, meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa trvalého bydliska, IČO a DIČ);
2. kontaktné údaje (telefonický a e-mailový kontakt);
3. prihlasovacie údaje do aplikácie (používateľské meno a heslo);
4. platobné údaje (bankové spojenie);
5. údaje o vašom zariadení (IP adresa, seat ID a pair ID, názov a verzia operačného systému, názov a verzia webového prehliadača, typ zariadenia);
6. podpis dotknutej osoby;
7. informácie o záväzkoch a dokumentoch, ktoré sa podpisujú, ako aj ich obsah.

Odovzdanie osobných údajov tretím osobám

Osobné údaje odovzdávame vždy len v prípade, že takéto odovzdanie je nevyhnutné. Údaje sú odovzdávané našim sprostredkovateľom. Naši sprostredkovatelia majú spravidla sídlo aj miesto spracovania osobných údaje v Českej republike alebo v inej krajine EÚ. Medzi kategórie sprostredkovateľov osobných údajov patria najmä poskytovatelia účtovných, IT a marketingových služieb.

Osobné údaje sa môžu ďalej odovzdávať aj orgánom verejnej moci, ak sme k tomu zo zákona povinní.

Osobné údaje neodovzdávame do krajín mimo EHP ani medzinárodným organizáciám s výnimkou prípadov, keď sa takéto odovzdanie riadi štandardnými zmluvnými doložkami alebo iným podobným vzťahom alebo nástrojom, ktorý zabezpečuje dostatočnú ochranu dotknutých osôb.

Práva dotknutej osoby osobných údajov a ich uplatnenie

V súlade s platnými právnymi predpismi máte ako dotknutá osoba nasledujúce práva:

1. právo na prístup k osobným údajom – môžete zistiť či, na aký účel a v akej forme sa vaše osobné údaje spracúvajú, avšak v prípade opakovanej žiadosti môžeme za ďalšiu kópiu požadovať poplatok;
2. právo na opravu nepravdivých alebo nepresných osobných údajov – ak zismte, že vaše osobné údaje, ktoré spracúvame, sú nepresné alebo nepravdivé, máte právo požiadať o opravu takýchto osobných údajov;
3. právo odvolať súhlas – svoj súhlas so spracovaním osobných údajov môžete kedykoľvek odvolať zaslaním e-mailu na adresu info@esigno.com;
4. právo na vymazanie – ak si želáte vymazať svoje osobné údaje z evidencie, k vymazaniu dôjde, ak:
   1. Vaše osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené;
   2. vznesiete námietku proti spracovaniu a neexistuje oprávnený dôvod na spracovanie;
   3. vymazanie bude založené na zákonné povinnosti;
   4. spracúvanie je protiprávne;
5. právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov – ak si neželáte vymazať svoje osobné údaje, ale chcete len dočasne obmedziť spracúvanie svojich osobných údajov;
6. právo na prenositeľnosť údajov – ak si budete sami priať, aby prevádzkovateľ poskytol vaše osobné údaje iným prevádzkovateľom, pričom tomu nebudú brániť zákonné alebo iné vážne prekážky, bude vám vyhovené;
7. právo namietať – môžete kedykoľvek namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov, ak budete mať podozrenie, že sa spracúvanie vykonáva v rozpore so zákonom alebo vás inak obmedzuje;
8. právo podať sťažnosť kontrolnému úradu – so sťažnosťou alebo iným podnetom sa môžete kedykoľvek obrátiť na Úrad na ochranu osobných údajov (www.uoou.cz) prostredníctvom e- mailu: posta@uoou.cz alebo na adrese Pplk. Sochora 727, 170 00 Praha 7.

Automatické rozhodovanie a profilovanie

Pri spracúvaní osobných údajov nepoužívame automatizované vyhodnocovanie osobných údajov ani iné metódy slúžiace na profilovanie dotknutej osoby.

Spôsob ochrany osobných údajov

V rámci spracovania a ochrany osobných údajov využívame širokú škálu zabezpečovacích procesov a opatrení, aby sme zachovávali kvalitu bezpečnosti, integrity a dostupnosti vašich osobných údajov. Medzi nami používané metódy zabezpečenia patria napríklad:

1. obmedzovanie prístupu k osobným údajom len na osoby s dostatočným oprávnením;
2. trvalý monitoring prístupu k IT systémom, ktoré zabezpečujú osobné údaje;
3. odovzdávanie a ukladanie osobných údajov len v zašifrovanej podobe;
4. inštalácia firewallov a iných ochranných opatrení na zabránenie prístupu nepovolaným osobám.

Kontaktné údaje prevádzkovateľa

Prevádzkovateľ nevymenoval zodpovednú osobu pre ochranu osobných údajov. Prevádzkovateľa osobných údajov možno kontaktovať na adrese Zelený pruh 1560/99, 140 00 Praha 4 alebo e-mailom na adrese info@esigno.com.