Zásady ochrany osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů klientů a dodavatelů NUBEO Technologies s.r.o.

Vážení klienti, dodavatelé,

v tomto dokumentu naleznete informace týkající se zpracování osobních údajů společností NUBEO Technologies s.r.o., IČO: 26458489, se sídlem Zelený pruh 1560/99, Braník, 140 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 83605 (dále jen „my“).

Zpracováváme osobní údaje našich klientů, kteří nástroj Esigno využívající v rámci kontraktačního procesu se svými zákazníky a se kterými máme smluvní vztah. Dále zpracováváme osobní údaje našich klientů, tzn. osob, které využívají napřímo službu Esigno příležitostně např. v rámci podpisu dokumentace mezi sebou navzájem. Rovněž zpracováváme osobní údaje našich dodavatelů. V těchto případech jsme v roli správce osobních údajů. Tyto osobní údaje chráníme a nakládáme s nimi v souladu s platnými právními předpisy.

Ve vztahu k některým uživatelům aplikace Esigno, kteří využívají náš nástroj v rámci kontraktačního procesu s našimi klienty, vystupujeme jako zpracovatel osobních údajů, kdy osobní údaje zpracováváme v rámci poskytované služby na základě pokynů našich klientů, kteří jsou správci těchto údajů.

Zpracování osobních údajů vychází z nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES („GDPR“). Při zpracovávání osobních údajů si zakládáme na tom, aby zpracovávání probíhalo v souladu se zákonem, odpovídalo zásadám zpracování stanovených v GDPR a transparentně jsme o zpracování informovali.

Účel a právní základ zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud je to nezbytné, a to zpravidla na základě jednoho či více z níže uvedených právních důvodů:

1. plnění smlouvy – Vaše identifikační údaje, kontaktní údaje a platební údaje zpracováváme na základě plnění smlouvy o poskytování služeb, a to za účelem založení, vedení a správy uživatelského profilu a plnění našich závazků vůči vám;
2. plnění právních povinností – Vaše osobní údaje zpracováváme na základě našich právních povinností, které vyplývají z platných právních předpisů, jako jsou:
   1. zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů;
   2. zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, ve znění pozdějších předpisů;
   3. zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů;
   4. zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví;
3. naše oprávněné zájmy – Vaše identifikační a kontaktní údaje zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů za účelem vyřizování stížností, předcházení případným sporům, řešení právních nároků, řízení vztahů s klienty a zasílání nezbytné komunikace;
4. souhlas – Vaše osobní údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu za účelem zasílání obchodních sdělení nebo informování o nových funkcích naší aplikace a nabídkách třetích stran, pokud projevíte zájem o více informací o našich službách.

Způsob získávání osobních údajů a doba jejich uchování

Osobní údaje získáváme přímo od Vás, a to především na základě Vaší registrace v aplikaci Esigno a Vaším používáním aplikace a služeb. Další údaje získáváme v rámci naší činnosti, a to zejména jako odvozené informace z Vámi poskytnutých údajů. Také můžeme obdržet osobní údaje od našich zákazníků, kteří nám je mohou předávat jako správci osobních údajů pro účely využívání našich služeb.

Osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytnou k plnění smluvních povinností, ochraně oprávněných zájmů, nebo po dobu, po kterou máme uloženu zákonnou povinnost údaje zpracovávat (zpravidla maximálně 10 let od okamžiku podepsání dokumentu). Dále osobní údaje zpracováváme po dobu, po kterou jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů v souvislosti s elektronickým podpisem.

Kategorie zpracovávaných osobních údajů

V závislosti na konkrétním účelu zpracováváme pouze ty kategorie osobních údajů, které jsou pro daný účel nezbytné. Zpravidla se jedná o:

1. identifikační údaje (akademické tituly, jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, IČO a DIČ);
2. kontaktní údaje (telefonický a e-mailový kontakt);
3. přihlašovací údaje do aplikace (uživatelské jméno a heslo);
4. platební údaje (bankovní spojení);
5. údaje o Vašem zařízení (IP adresa, seat ID a pair ID, název operačního systému a jeho verze, název a verze webového prohlížeče, typ zařízení);
6. podpis subjektu údajů;
7. informace o závazcích a dokumentech, které jsou podepisovány, jakož i jejich obsah.

Předání osobních údajů třetím osobám

Osobní údaje předáváme vždy pouze v případě, že takové předání je nezbytné. Údaje jsou našim předávány naším zpracovatelům. Naši zpracovatelé mají zásadně sídlo i místo zpracování osobních údajů v ČR, případně v jiné zemi EU. Mezi kategorie zpracovatelů osobních údajů patří zejména poskytovatelé účetních, IT, marketingových služeb.

Osobní údaje dále mohou být předávány orgánům veřejné moci, pokud k tomu máme uloženou zákonnou povinnost.

Osobní údaje nepředáváme do zemí mimo EHP nebo mezinárodním organizacím, vyjma případů, kdy je takové předání ošetřeno standardními smluvními doložkami nebo jiným obdobným vztahem či nástrojem zajišťujícím dostatečnou ochranu pro subjekty údajů.

Práva subjektu osobních údajů a jejich uplatnění

V souladu s platnou právní úpravou máte jako subjekt údajů tato práva:

1. právo na přístup k osobním údajům – můžete zjistit, zda, za jakým účelem a v jaké podobě jsou zpracovávány Vaše osobní údaje, nicméně v případě opakované žádosti může dojít k situaci, kdy budeme za další kopii požadovat poplatek;
2. právo na opravu nepravdivých či nepřesných osobních údajů – pokud zjistíte, že Vaše osobní údaje, jež zpracováváme, jsou nepřesné nebo nepravdivé, tak máte právo požadovat opravu takových osobních údajů;
3. právo odvolat souhlas – kdykoliv můžete odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů, který doručíte na e-mailovou adresu info@esigno.com;
4. právo na výmaz – pokud se rozhodnete pro vymazání Vašich osobních údajů z evidence, tak k vymazání dojde pokud:
   1. Vaše osobní údaje už nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny;
   2. vznesete námitku proti zpracování a neexistuje oprávněný důvod pro zpracování;
   3. bude výmaz založen na zákonné povinnosti;
   4. je zpracování protiprávní;
5. právo na omezení zpracování osobních údajů – pokud nechcete Vaše osobní údaje vymazat, ale chcete pouze dočasně omezit zpracování Vašich osobních údajů;
6. právo na přenositelnost údajů – pokud si budete sami přát, aby správce poskytl Vaše osobní údaje jiným správcům, přičemž tomu nebudou bránit zákonné nebo jiné vážné překážky, tak Vám bude vyhověno;
7. právo vznést námitku – můžete kdykoliv podat námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud budete mít podezření, že zpracování probíhá v rozporu se zákonem nebo Vás jinak omezuje;
8. právo podat stížnost kontrolnímu úřadu – kdykoliv se můžete se stížností nebo jiným podnětem obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz) prostřednictvím e-mailu: posta@uoou.cz nebo na adrese Pplk. Sochora 727, 170 00 Praha 7.

Automatické rozhodování a profilování

V rámci zpracování osobních údajů nepoužíváme automatické vyhodnocování osobních údajů nebo jiné metody sloužící k profilování subjektu údajů.

Způsob ochrany osobních údajů

V rámci zpracování a ochrany osobních údajů využíváme širokou škálu zabezpečovacích procesů a opatření, abychom zachovávali kvalitu bezpečnosti, integrity a dostupnosti Vašich osobních údajů. Mezi námi využívané zabezpečovací metody patří například:

1. omezování osobního vstupu k osobním údajům pouze osobám s dostatečným oprávněním;
2. trvalý monitoring přístupu k IT systémům zabezpečujícím osobní údaje;
3. předávání a ukládání osobních údajů pouze v šifrované podobě;
4. instalace firewallů a jiných ochranných opatření, jež zamezují přístupu nepovolaným osobám.

Kontaktní údaje správce

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů. Správce osobních údajů je možné kontaktovat na adrese Zelený pruh 1560/99, 140 00 Praha 4 nebo na e-mailové adrese info@esigno.com.